Definition und tägliche Ausführung werden getrennt erklärt.
Dadurch ist klar, welche Schritte zur Administration und welche zur Bearbeitung einer laufenden Workflow-Instanz gehören.
Definition oder laufender Vorgang?
Workflow erstellen richtet sich an Administratoren, die Eingaben, Entscheidungen, automatische Aktionen und Übergänge festlegen. Workflow benutzen richtet sich an Bearbeiter, die eine konkrete Instanz starten, Aufgaben erledigen und das Ergebnis abschließen.
Empfohlene Reihenfolge
- Ziel, Rollen und erwartetes Ergebnis des Ablaufs festlegen.
- Definition mit eindeutigen Schlüsseln, Eingaben und Übergängen erstellen.
- Mit Testdaten jeden manuellen und automatischen Pfad mindestens einmal ausführen.
- Erst nach erfolgreichem Test für die vorgesehenen Benutzergruppen freigeben.
- Bei laufenden Instanzen Aufgabe, Status, letzte Meldung und Fortschritt gemeinsam prüfen.
Kontrollpunkt: Änderungen an einer Definition gelten für neue Starts. Bereits gestartete Instanzen behalten ihren gespeicherten Definitionsstand und müssen separat beurteilt werden.
Wenn ein Schritt fehlt oder gesperrt ist
Prüfen Sie Rolle und Owner, den Status der aktuellen Instanz, verpflichtende Eingaben des vorherigen Schritts sowie die letzte Workflow-Meldung. Wiederholen Sie mutierende Aktionen nicht unkontrolliert.